NeatNerds Privacy Policy
voor niet-nerds

De Algemene verordening Gegevensbescherming*, beter bekend als de GDPR (*) is in het leven geroepen om de Europese staatsburger te voorzien van zijn of haar grondrechten aangaande de digitale gegevens die betrekking hebben tot deze staatsburger in de breedste zin van het woord. Deze is verplicht over alle lidstaten geldig en ook voor ondernemingen of organisaties buiten de EU. Ze zorgt dus voor een wettelijke omkadering van uw digitale privacy en in het bijzonder online, op het internet.

Hiermee wil de Europese Unie uw privacy waarborgen zodat uw persoonlijke digitale gegevens niet misbruikt worden en u meer controle geeft over wat u van gegevens wil delen met derden. Dit uit zich voornamelijk in de privésector waarbij bedrijven en organisaties volledige transparantie moeten verschaffen aan het publiek aangaande de informatie die ze van dit publiek verzamelen.

Dit is positief voor de burger aangezien hierdoor bedrijven en organisaties niet zomaar buiten uw weten om uw gegevens kunnen gebruiken voor doeleinden die niet in het beland zijn van de burger en zijn of haar private levenssfeer.

Dit is ook positief voor de bedrijven en organisaties omdat ze zo verplicht worden om veiligheid van informaticasystemen als kernonderdeel van het bedrijf of organisatie op te nemen en een duurzamere vertrouwensrelatie kunnen opbouwen met hun publiek en/of cliënteel.

Wij zijn een Informatica consultancybedrijf waarbij we van een beperkte verzameling aan gegevens gebruik maken om onze diensten als bedrijf aan u te verzekeren. Voor ons is dus deze verordening van kracht. We verwelkomen van harte en nemen de AVG serieus op in ons bedrijf.

Met dit document zetten we uiteen wat voor gegevens we van u verzamelen, wat we er mee doen en waarom we dat nodig hebben.

Deze update is aangepast aan de nieuwe AVG (GDPR) regulering in de Europese Unie Die van kracht wordt op 25 mei 2018. We hebben ons best gedaan om de hoofdstukken in dit document te linken aan het relevante artikel in de tekst van de verordening .

Een (*) na een woord duidt aan dat het woord mee is opgenomen in een verklarende woordenlijst, gelieve het relevante hoofdstuk te raadplegen om een groter inzicht te verschaffen.

Lang verhaal kort:

Uw gegevens beschermd

De AVG dient om u als europees staatsburger te beschermen tegen misbruik van alles wat uw digitaal leven, zowel lokaal op uw toestellen alsook online.

Altijd toegang tot uw gegevens

U hebt altijd toegang, tot uw gegevens om ze te raadplegen, wijzigen of  permanent te verwijderen.

Het minimum, niet meer

We houden enkel een minimaal noodzakelijke verzameling van duidelijk omschreven gegevens bij, voornamelijk voor technische, wettelijke en/of analystische redenen intern in het bedrijf.

Enkel voor intern gebruik

We gebruiken uw gegevens enkel intern en delen deze nooit met derden voor commerciële doeleinden tenzij expliciet vermeld. Als we dit nodig hebben zal u verzocht worden om hiermee expliciet te moeten instemmen.

voor meerderjarigen

We houden enkel gegevens bij van meerderjarige personen. Indien blijkt dat dit niet het geval is, zullen de nodige stappen ondernomen worden om de gegevens te verwijderen en de wettelijke voogden van de minderjarigen te contacteren alsook de bevoegde gerechterlijke instantie.

We lichten graag meer toe

U kan altijd bij vragen hieromtrent contact opnemen met ons via privacy@neatnerds.be

Volledige transparantie

Als er toch een veiligheidsinbreuk wordt vastgesteld, dan lichten we u daar zo snel en zo duidend mogelijk in met oorzaak, gevolg, impact, status en remediëringsstappen.

privacybewust realiseren

We ontwerpen onze handelsprocessen en software waarbij uw privacy centraal staat.

Uw gegevens zijn kostbaar

We doen al het mogelijk om deze veilig te stellen. Hoe we dit doen kan u raadplegen in ons veiligheidsbeleid.

Met uw toestemming

We zullen u altijd om uw expliciete instemming vragen indien we aanvullende gegevens van u verlangen, met een duidelijk omschreven verantwoording voor deze vraag.

helaas geen eetbare cookies...

Uw bezoek aan onze website omvat het gebruik van cookies, lees voor meer details ons cookiebeleid.

Niet langer dan nodig

We houden deze gegevens voor een welbepaalde periode bij, maar niet langer

dan noodzakelijk voor de werking van het bedrijf.

Een exemplaar van uw gegevens

U hebt altijd recht om, indien u uw gegevens permanent wenst te verwijderen, deze aan u beschikbaar te maken zodat u uw gegevens kan raadplegen.

Is dit nog te vaag voor u? Lees dan gerust de details hieronder. We hebben ons uiterste best gedaan om geen "legalees" te gebruiken en technische termen zo eenvoudig mogelijk te houden. Een verklarende woordenlijst kan u verder in dit document terugvinden.

Wat voor gegevens we bij houden.

We maken alvast een onderscheid tussen anonieme websitebezoekers enerzijds en gekende klanten anderzijds. Op dit moment is het voor de anonieme gebruiker niet mogelijk om zomaar gegevens te registreren op onze website. We ondersteunen namelijk nog geen open registratieproces voor nieuwe klanten. Nieuwe klantengegevens door ons als consultancykantoor worden pas bij nieuwe overeenkomsten aangemaakt, met uitzondering van minimale contactgegevens naar aanloop van deze overeenkomst die door de klant in wording zijn verstrekt.

Binnen de groep van gekende klanten maken we een nieuw onderscheid tussen particulieren enerzijds en bedrijven/organisaties anderzijds. Ongeacht deze hoedanigheid zal elke bezoeker van deze website de volgende gegevens met ons delen. Dit is onoverkoombaar, aangezien ze nodig zijn voor de goede technische werking van de website. Deze gegevens zijn:

  • Niet persoonsidentificeerbare gegevens aangaande uw bezoek aan de website:

    • Cookies: U hebt bij de aanvang van het bezoek aan onze website een banner getoond gekregen met de melding dat we gebruik maken van cookies voor deze site. U kan deze cookies weigeren, maar dat zal een aanzienlijk aantal componenten van de website mogelijks niet bruikbaar zijn voor u.

    • Javascript: Onze website maakt gebruik van javascript biblotheken die functionaliteit bieden aan onze website. De enige twee bronnen waarvan deze bibliotheken komen zijn de volgende domeinen:

      • enterprise.neatnerds.be

  • Verbindingsgegevens:

    • IPv4/v6 adres: Dit is nodig zodat technisch u met ons verbinding kan  make.

    • Browserversie: Dit is nodig zodat we kunnen eventuele problemen met de weergave van onze website kunnen vastleggen

    • Geolocatie (*): Dit gebeurt op basis van uw IP adres, hiermee passen we voornamelijk lokalisatie aan zodat uw ervaring van het bezoek van onze website aangepast is aan uw taal en regio.

    • Taalvoorkeur: Ondanks geolocatie kan u een andere taalvoorkeur hebben,  dit nemen we eveneens mee op.

    • Tijdstip dat u bezoekt op onze website: Dit hebben we nodig om statistische gegevens te kunnen maken aangaande onze website en hoe deze te kunnen verbeteren.

    • Pagina's dat u bezoekt op onze website: Dit hebben we nodig om statistische gegevens te kunnen maken aangaande onze website en hoe deze te kunnen verbeteren.

    • Duurtijd van de door u bezochte website pagina: Dit hebben we nodig om statistische gegevens te kunnen maken aangaande onze website en hoe deze te kunnen verbeteren.

Daar bovenop zullen gekende klanten in onze gegevenssystemen de volgende gegevens verstrekken voor de goede werking van het bedrijf. Dit is voornamelijk van wettelijke aard, zoals bijvoorbeeld noodzakelijke gegevens van fiscale aard.

Indien u een klant bent bij ons als particulier:

Persoonsgegevens:

  • Naam

  • Voornaam

  • Adres

  • Contactgegevens:

  • Telefoonnummer

  • E-mail adres

  • Aan- en verkoophistoriek:

  • Gekochte producten.

  • Boekhoudkundige informatie: voornamelijk facturen en betalingsbewijzen

  • Digitale Communicatie aangaande de aan en/of verkoop.

Indien u een klant bent als onderneming of organisatie:

  • Publieke ondernemingsgegevens:

    • Naam van de onderneming

    • Adres maatschappelijke zetel

    • Fiscale gegevens:

    • B.T.W. nummer

    • Facturatieadres

    • Leveradres

  • Contactgegevens zaakvoerder:

    • Naam

    • Voornaam

    • Adres

    •  Telefoonnummer

    • E-mail adres

  • Contactgegevens van gemachtigden in hun functie:

    • Naam

    • Voornaam

    • Functie binnen de onderneming of organisatie.

    • Zakelijk Telefoonnummer en E-mail adres.

  • Aan- en verkoophistoriek:

    • Gekochte producten.

    • Boekhoudkundige informatie: voornamelijk facturen en betalingsbewijzen

    • Digitale Communicatie aangaande de aan en/of verkoop.

Derde partijen die gegevens gebruiken.

Na onderzoek en afweging van onze noden hebben we besloten om onze webdiensten niet te koppelen aan derde partijen en deze op termijn te vervangen door eigen technologie. Als dit op punt staat zal u een bericht van ons krijgen om u hierover in te lichten met de uiteenzetting en de gevolgen voor uw gegevens. U zal altijd hiervoor expliciet toestemming moeten geven alvorens we deze gegevens mogen gebruiken.

Wat we er mee doen.

Met de verzameling van bovenstaande gegevens Zorgen we voor de goede werking van ons bedrijf. Deze gegevens zijn tot een strikt minimum beperkt en dienen in hoofdzaak louter om onze diensten technisch en wettelijk te kunnen handhaven.

Maar wat als we nog gegevens nodig hebben in de toekomst? Of de bestaande gegevens willen aanwenden voor een nieuwe doelstelling? Dan zijn we verplicht u hierover te consulteren. We moeten u hierbij ook duidelijk omschrijven wat dit nieuwe doel is en waarom we het nodig hebben alsook wat de gevolgen zijn. Enkel met uw uitdrukkelijke toestemming mogen we dan uw gegevens voor deze nieuwe doelstelling gebruiken.

Toegang tot uw gegevens.

Aangezien we op het ogenblik van schrijven een bedrijf zijn waarbij we nog geen directe dialoog aangaan met het publiek online noch een methode voorzien opdat bezoekers zich kunnen registreren, zijn wij expliciet de enigen die gegevens over klanten manueel registeren met hun expliciete instemming.

Veiligheidsbeleid.

We dragen heel veel zorg voor de veiligheid van de gebruikte computersystemen waarbij uw gegevens op staan. We zetten daardoor ons beleid uiteen in ons veligheidsbeleid

Lang verhaal kort:

  • We zorgen er voor dat onze systemen geconfigureerd zijn zoals wij ze voorzien hebben

  • We zorgen er voor dat onze systemen voorzien worden van de nieuwste updates.

  • We zorgen voor voldoende backups en snelle herstelling van deze backups indien dit nodig is.

  • We houden regelmatig audits van onze systemen en verifiëren dit aan de hand van softwarematige tests uit te voeren op onze infrastructuur die de audits bevestigen. 

We doen ons uiterste best om van de zijde van onze website de veiligheid te verzekeren. Daarvoor gebruiken we verschillende technische hulpmiddelen voor. Het is aan u als lezer van de privacy policy om het nodige te doen om uw toestel voldoende te beveiligen zodat geen onbevoegden misbruik kunnen maken van uw gegevens.

Wat als er een veiligheidsincident is gebeurd?

Neatnerds doet al het mogelijke om dit te verhinderen. Wij zorgen er voor dat onze software met de nieuwste updates wordt voorzien en kijken regelmatig onze systemen na op eventuele problemen of gebreken.We scholen onszelf ok altijd bij aangaande nieuwe veilgheidstechnieken en maatregelen. Helaas is de wereld niet  perfect, zeker niet online. Dat maakt dat de kans dat er een veiligheidsinbreuk gebeurt miniem is, maar niet onbestaande. Indien we tot de vaststelling komen dat er een veiligheidslek is gebeurd, doen we al het mogelijke en meer om het veiligheidsincident tot op het bot te onderzoeken. We gaan u dan ook hierover zo gedetaïlleerd mogelijk inlichten. Indien het om een ernstig veligheidsincident gaat, zal er contact opgenomen worden met gerechterlijke instanties om de aard van het incident mee te onderzoeken. Ofdat uw gegevens er bij zijn betrokken of niet, Alle belanghebbenden zullen hierover ingelicht worden. Met deze communicatie zal ook meegegeven worden hoe ons te kunnen contacteren voor meer informatie omtrent het incident.

Cookiebeleid.

Een onderdeel van ons privacybeleid is het cookiebeleid, in dit document zetten we uiteen wat we van gegevens bijhouden op uw toestel, voor de goede werking van onze website. Belangrijk om te weten is dat u zelf verantwoordelijk bent voor de veiligheid van uw toestel waarmee u verbinding maakt met onze website of diensten. Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor schade, diefstal of misbruik van uw gegevens wanneer uwtoestel niet afdoende beveilgd is waardoor een malafidepersoon of organisatie de toegang heeft verkregen tot uw toestel.  U kan kiezen om deze te accepteren, waarbij dan de website naar de door ons vooropgestelde verwachte functionaliteit gaat werken. U kan echter ook weigeren deze te accepteren. Daarop kan u weliswaar verder onze website bezoeken, maar met mogelijks beperkte functionaliteit of niet optimale weergave.

Gegevensretentiebeleid (*).

NeatNerds houdt bovenstaande gegevens bij voor enkel de periode dat nodig is, technisch of wettelijk.

Technisch:

  • Logbestanden die verbindingsgegevens bijhouden: 1 week per logrotatie(*).

Wettelijk:

  • Administratieve gegevens vereist voor fiscaliteit: 10 jaar minimum. 

Bescherming van minderjarigen.

In hoofdzaak wordt er geen handel gedreven tussen ons en minderjarigen, aangezien onze activiteiten zich richten op professionele oplossingen in een bedrijfssfeer. Algemeen genomen mag men er van uit gaan dat minderjarigen geen bedrijfscontracten aangaan. Indien er vastgesteld wordt dat een klant toch minderjarig blijkt te zijn, worden de gegevens verwijderd en de ouders of voogd hierover ingelicht.

Recht om vergeten te worden.

Wij houden zoals hierboven vermeld een reeks gegevens bij voor de goede werking van het bedrijf. Deze gegevens zijn, indien u dat wenst, altijd verwijderbaar, deze worden dan ook definitief verwijderd. We gaan u ook inlichten wat we allemaal hebben gedaan om deze gegevens te verwijderen, zodat u zeker weet dat deze gegevens niet meer op onze systemen bestaan. Een belangrijk feit dat we u willen meegeven is dat, eens uw aanvraag verwerkt is, deze gegevens onherroepelijk verwijderd zijn van onze systemen en dat er geen manier is om dit te recupereren.

Gegevensdraagbaarheid

Indien u ons verzoekt om alle gegevens van u te verwijderen van onze systemen, kan u ook aangeven of u deze gegevens overhandigd wilt krijgen. We gaan dan de gegevens wegschrijven op een gegevensdrager en deze u toesturen op uw laatst gekende adres per aangetekend schrijven. We zorgen er voor dat de gegevens op de gegevensdrager leesbaar zijn door de computer en geverifiëerd zijn op integriteit van gegevens. Deze gegevens zijn:

  • Databasebestanden van uw klantengegevens, historiek, communicatiedraad, ...

  • E-mail berichten in platte tekst

  • Andere digitale bestanden die toegevoegd zijn ten belope van onze relatie.

We wijzen u er wel op dat, na het wegschrijven van deze gegevens op de gegevensdrager en deze opgestuurd wordt, onze verantwoordelijkheid op houdt. U als verzoeker neemt de verantwoordelijkheid van uw gegevens volledig op u. U bent zelf verantwoordelijk voor de consultatie van deze gegevens. Hierbij kan u gebruik maken van vrije software om deze gegevens te benaderen, maar wij bieden geen ondersteuning aan om deze gegevens te bekijken vanuit deze gegevensdrager. U bent op uzelf aangewezen.

Privacy centraal stellen

Wij NeatNerds hebben altijd privacy als één van de fundamenten van onze onderneming beschouwd. Daarom dat we enkel met het strikt noodzakelijke aan gegevens werken. We kiezen ook zorgvuldig de gekozen computersystemen net omwille van hun eigenschappen aangaande privacy en veiligheid. Als we gebruikmaken van diensten geleverd door derde partijen, zorgen we er voor dat we het gebruik van uw gegevens zo klein mogelijk houden. Tot op heden maken we geen gebruik van persoonsgegevens voor commerciële doeleinden.

"Data Protection Officer" en hoe deze te contacteren

We hebben, in overeenstemming met de AVG regulering, een "Data Protection Officer". Deze persoon heeft de uitvoer van het velighiedsbeleid als verantwoordelijkheid en is het primaire aanspreekpunt.

Op het moment van het schrijven van dit privacybeleid is dit de zaakvoerder:

  • Hugo Antonio Sepulveda Manriquez

Carnotstraat 45 b9,  2060 Antwerpen

België

BTW: BE0663 979 747

privacy@neatnerds.be

U mag altijd uw vraag sturen op bovenvermeld e-mail adres aangaande al uw vragen omtrent privacy en hoe wij er mee om gaan. Per reguliere post kan natuurlijk ook, maar dan moet u rekening houden met een aantal kantoordagen responsetijd.

Verklarende woordenlijst

* GDPR: General Data Protection Regulation , oftewel Algemene Verordening Gegevensbescherming. de wettekst dat uw digitale gegevens zal beschermen.

* cookie: Een klein hoeveelheid gegevens in een bestand of een database dat allerlei informatie bevat over het bezoek van de website. Vele bonafide technologieplatformen hebben dit nodig om te functioneren. Echter bevatten ze soms ook gevoelige informatie zoals bijvoorbeeld "session tokens" waarmee u zich authenticeert aan de website en de achterliggende toepassing waar uw persoonlijke gegevens zich bevinden. technisch is het mogelijk dat een aanvaller hiervan kan gebruik maken.

* Geolocatie: Uw lokatie bepalen op geografisch niveau. In internettechnologie wordt dit verwezenlijkt door dit af te leiden uit het IP adres waarmee u met onze website verbindt.

* Geanonimiseerde gegevens: Gegevens die zodanig zijn vergaard dat ze op zich niet kunnen leiden tot een directe identificatie vna een persoon. Dit is bijvoorbeeld een IP adres, browser keuze en versie.

* Logrotatie: technisch hebben computersystemen een manier om gebeurtenissen te registreren , te "loggen" op tekstbestanden. Deze bestanden worden vaak gebruikt om de oorzaak van technische problemen te kunnen waarnemen. Deze tekstbestanden worden aan de hand van een "logrotatie" regelmatig leeggemaakt. Dit wordt gedaan zodat de systemen niet "vol lopen met logbestanden". Dit is puur van technische aard. De software dat hiervoor gebruikt wordt is Logrotate.

Informatiebronnen

Contact Us

If you have any questions about these Terms, please contact us.

Ketelvest 7
Gent
9000 Oost-Vlaanderen
België